Die Einführung eines Redaktionssystems in Ihrem Unternehmen ist ein entscheidender Schritt zur Optimierung Ihrer technischen Dokumentation. Dieser Beitrag führt Sie durch die unverzichtbaren Schritte, die Sie bei diesem Prozess beachten sollten:
Schritt 1: Anbieterauswahl
Die Reise zur Einführung eines Redaktionssystems beginnt mit der Auswahl des richtigen Anbieters. Stellen Sie sicher, dass der Anbieter Ihre spezifischen Anforderungen versteht und über Erfahrung in Ihrer Branche verfügt. Vergleichen Sie verschiedene Optionen, berücksichtigen Sie Kosten und den Grad der Anpassbarkeit, um die beste Entscheidung zu treffen.
Bewerten Sie die eingegangenen Angebote sorgfältig und vergleichen Sie sie anhand Ihrer definierten Anforderungen. Berücksichtigen Sie nicht nur den Preis, sondern auch die Qualität der angebotenen Lösung, den Support, die Erfahrung des Anbieters und seine Reputation in Ihrer Branche.
Schritt 2: Projektplan
Ein detaillierter Projektplan ist von entscheidender Bedeutung, um sicherzustellen, dass die Einführung des Redaktionssystems reibungslos verläuft. Definieren Sie klare Ziele, Meilensteine und Verantwortlichkeiten. Ein gut durchdachter Projektplan ist die Grundlage für den Erfolg Ihres Vorhabens. Holen Sie frühzeitig relevante Stakeholder mit ins Boot.
Schritt 3: Testphase mit einem Pilotdokument
Bevor Sie das Redaktionssystem in vollem Umfang einführen, ist es ratsam, eine Testphase durchzuführen. Wählen Sie ein Pilotdokument aus, das Sie durch das System führen. Dies ermöglicht es Ihnen, eventuelle Schwachstellen zu identifizieren und Anpassungen vorzunehmen. Das Dokument sollte umfangreich genug sein, um alle gewünschten Funktionen testen zu können.
Schritt 4: Datenmigration
Die Übertragung Ihrer bestehenden Dokumentation in das neue System erfordert Sorgfalt und Präzision. Hier bieten viele Redaktionssysteme Tools, die eine Datenmigration erleichtert. Je nach Ausgangslage und Format der Dokumente sollte hierbei auch Zeit für die Nachbearbeitung eingeplant werden.
Schritt 5: Erstellung von Layouts
Die Trennung von Struktur und Layout bei Redaktionssystemen erfordert oft ein erstes Umdenken in der Erstellung des Layouts. Anpassungen an einem Masterlayout gelten für alle Dokumente die produziert werden. Elemente, Schriften und variable Inhalte sollten möglichst zu Beginn des Projektes besprochen werden.
Schritt 6: Metadatenkonzept/Variantenmanagement
Die Verwaltung von Metadaten und Varianten Ihrer Dokumente ist ein Schlüsselelement bei der effizienten Nutzung eines Redaktionssystems. Legen Sie klare Regeln für die Verwaltung von Metadaten fest und stellen Sie sicher, dass Varianten von Dokumenten einfach erstellt und gepflegt werden können.
Schritt 7: Erstellung eines Redaktionsleitfadens
Ein Redaktionsleitfaden ist ein unverzichtbares Hilfsmittel, um die Konsistenz in Ihrer Dokumentation sicherzustellen. Definieren Sie Richtlinien für Schreibstile, Wiederverwendung der Inhalte, Terminologie und Projektaufbau. Ein gut durchdachter Leitfaden erleichtert die Arbeit Ihrer Redaktionsteams.
Insgesamt ist die Einführung eines Redaktionssystems ein umfangreicher Prozess, der sorgfältige Planung und Umsetzung erfordert. Durch die Erfahrung aus mehreren Einführungsprojekten können wir Ihnen umfassend dabei helfen. Egal in welcher Phase Sie sich gerade befinden. Wenn Sie bereits ein Redaktionssystem einsetzen, machen Sie mit uns den Schema ST4 Health-Check.